خلاصه :

مدیریت زمان

مدیریت زمان مهارتی است که هر عقل سالمی متوجه این می‌شود که با آن می‌تواند از عمر خود و زمانی که در این دنیا دارد بهترین استفاده را بکند.

 زمانی که می‌گویند همانند طلاست. اما طلا را میتوان کسب کرد ولی زمان از دست رفته به هیچ شکلی دوباره باز نخواهد گذشت و فقط حسرت از دست رفتن آن به دل هایمان می‌ماند.

با مقاله مدیریت زمان تا انتها همراه باشید تا هم بدانید چه مفهومی دارد و هم با تکنیک های برای مدیریت کردن هرچه بهتر زمان آشنا شوید.

چگونه زمان خود را مدیریت کنیم؟

مهم ترین موارد مقاله مدیریت زمان

• بهانه هایی برای عدم مدیریت زمان
• مدیریت زمان چیست؟
• اهمال کاری چه رابطه ای با مدیریت زمان دارد؟
• اهمیت مدیریت زمان
• چرا دچار کمبود زمان می‌شویم؟
• راههای مدیریت زمان
• ماتریس آیزنهاور
• کتاب مدیریت زمان

تا انتها با این مقاله همراه باشید تا همه این موارد را به خوبی فرا بگیرید.

بهانه هایی برای عدم مدیریت زمان

شاید خیلی از مواقع این جملات رو شنیده باشید که “وقت نمیکنم”، “وقت ندارم” ،” سرم خیلی شلوغه و نمیرسم”.

اینها جملاتی است که افراد وقتی به کارهایشان نمیرسد می گویند.

در واقع این افراد هم مثل ما صرف محدودی را در زندگی خودشان دارند.

اما چطور میشود که بعضی از افراد به کارهایشان میرسند و بعضی دیگر اینگونه از کمبود زمان ناله می‌کنند؟

قطعاً وقتی فرق بین این افراد را در نظر میگیریم متوجه می‌شویم که گروه اول به خاطر عدم مدیریت کردن زمان دائماً به کارهای خود نمی‌رسند و همیشه در حال ناله کردن ازسرعت گذشتن زمان هستند.

چقدر زیباست زمانی که در سنین پیری حسرت از دست دادن این زمان با ارزش تر از طلا را نخوریم.

امیدوارم با آشنایی بهتر با مهارت های مدیریت کردن زمان و کتابهایی که معرفی شده اند این مهارت را کسب کرده و به موفقیت برسید…

مدیریت-زمان-صحیح-مدیریتی-است-که-ما-را-به-آرامش-بالایی-برساند

مدیریت زمان چیست؟

این مهارت یکی از دغدغه های مهم افراد است که به دنبال آن هستند تا نتاج مطلوبی که دارند را کسب کنند.

 همه ما وقتی واژه مدیریت کردن زمان را می‌شنویم، می‌دانیم صحبت از استفاده بهتر از زمان به میان می‌آید.

 در واقع یا به دنبال این هستیم که چطور از زمانی که در اختیار داریم بیشترین استفاده را بکنیم و کمتر عمرمان را تلف کنیم.

 یا اینکه چطور به همه ی کارهای خودمان در زمان مشخصی که میخواهیم برسیم.

 در حقیقت افراد به علت اینکه می‌خواهند کارهای خود را طبق برنامه پیش ببرند و نمی‌توانند به فکر پیدا کردن این مهارت می‌افتند و اولین فکری که به ذهن آنها می آید این است که با یادگیری این مهارت می‌توانند به همه کارها برسند و موفق شوند!

اگر از من بپرسید مدیریت زمان چیست؟ من به سرعت به شما می گویم: مدیریت کردن زمان (Time-Management) یعنی هوشمندانه کار کنید تا بهره‌ وری خود را چند برابر افزایش دهید.

مدیریت زمان به معنای ساده به معنی فرآیند نظم‌ دهی و برنامه‌ریزی برای تقسیم زمان خود بین فعالیت‌های خاص است. اگر این مهارت را به خوبی یاد بگیرید، قادر هستید که از زمان خود هوشمندانه‌ترین استفاده را داشته باشید.

حتی زمانی که در موقعیت‌هایی که وقت کم دارید و فشار زیادی بر روی شانه‌های شماست، با داشتن این مهارت، می‌توانید سربلند از آن‌ها بیرون بیایید.

مدیریت-زمان-یعنی-هوشمندانه-کار-کردن-برای-افزایش-بهره‌وری-خودتان

مدیریت زمان و برنامه ریزی

وقتی که تعداد کارهای زیادی را برای انجام در یک روز داشته باشید، احساس رضایت در شما کاهش پیدا می‌کند. کاهش رضایت از کارایی هم، موجب کم شدن انگیزه و افزایش نگرانی از کار خود می شود.

به طور خلاصه اگر می‌خواهید از تعریف این مهارت در جهت کسب موفقیت های بزرگ زندگی سود ببرید، کافی است، نحوۀ استفاده از زمان خود را بهبود بخشید که این یعنیافزایش مهارت کنترل زمان در خود!

به نظر می‌ رسد که زمان کافی در طول روز وجود ندارد. اما، از آنجا که همۀ ما 24 ساعت زمان داریم، چرا برخی از افراد بهتر از دیگران به کارهایشان می‌ رسند؟

جواب شما در کنترل کردن زمان نهفته است. افراد موفق به بهترین نحو زمان خودشان را مدیریت می‌ نمایند یعنی این مهارت را به خوبی فرا گرفته اند.

شما نیز با استفاده از تکنیک‌های مدیریت زمان که در این بخش آمده است، می توانید توانایی خود را برای عملکرد بهینه افزایش دهید حتی هنگامی که زمان بسیار کمی دارید و فشار زیادی روی شماست. البته برنامه ریزی درست در این بخش، نقش به سزایی را دارد می‌تواند کلی تغییر در شما دوستان ایجاد کند. اگر علاقمند هستید که با همه کارهایتان را سر وقت به پایان برسانید و در انجام آن‌ها زیاد سختی نکشید، توصیه می‌کنم مقاله چگونه برنامه ریزی کنیم را بخوانید تا اطلاعات لازم را در این زمینه کسب کنید.

برای کنترل کردن زمان، لازم است که تمرکز از فعالیت‌ها به روی نتایج معطوف شود؛ پر مشغله بودن به معنی مؤثر بودن نیست. (جالب است که اغلب عکس این مطلب به حقیقت نزدیک‌تر است).

اینکه روز خود را در دریایی از فعالیت‌ها بگذرانید معمولاً دستاورد کمی دارید، زیرا تمرکز خود را بر روی کارهای متعددی تقسیم می‌کنید. مدیریت زمان خوب باعث می‌شود که این اتفاقات برای شما رخ ندهد.

سپری-کردن-مدت-زمان-زیاد-در-محل-کار-نشانه-حرفه‌ای-یا-کارا-بودن-نیست

تعریف اهمال کاری و رابطه آن با مدیریت زمان چیست؟

درباره اهمال کاری چقدر می دانید؟ یکی از موضوعات بسیار مهمی که در این حوزه به چشم می خورد و از دلایل اصلی عدم موفقیت در مدیریت کردن زمان است، بحث اهمال کاری است.

افرادی که به دلیل تنبلی و تأخیر در انجام کار، برای تمام کردن کارهایشان زمان تعیین می کنند غالبا دچار استرس بیشتری می شوند، بیشتر دچار اشتباه شده و به دوباره کاری مجبور می شوند یعنی در مدیریت کردن زمان شکست می خورند.

این افراد عادت کرده اند که کارهای خود را دقیقه نود انجام دهند و همیشه کارهای خود را به دقایق پایانی موکول می کنند. آنها می گویند که وقتی مجبور هستند در مدت معینی کاری را به اتمام برسانند.

همیشه مدیریت زمان بهتری دارند، اما تحقیقات نشان داده است که این موضوع به ندرت درست است و آنها در مدیریت کردن زمان خود شکست می خورند.

موکول کردن کارها به دقایق واپسین باعث خوب انجام ندادن کار و بالا رفتن هزینه ها می شود که در طولانی مدت منجر به زیان های شدید مالی و شکست در مدیریت کردن زمان خواهد شد.

پیشنهاد می کنم با مطالعه مقاله راه های درمان اهمال کاری ، با این مبحث بیشتر آشنا شوید.

موکول-کردن-کارها-به-دقایق-واپسین-باعث-عدم-مدیریت-زمان-مناسب-می‌شود

اهمیت مدیریت زمان

یادگیری این مهارت برای افرادی که هدفی دارند و نمیخواهند که عمرشان تلف شود بسیار مهم و حائز اهمیت است. کسانی که سعی دارند از آنها به عنوان افراد موفق یاد شود به خوبی میدانند که باید از همین زمانشان نهایت استفاده را داشته باشند.

 در یک کلام اگر بخواهیم اهمیت این مهارت را بگوییم می‌توانیم این گونه تفسیر کنیم که موفقیت ما در گرو یادگیری مهارت کنترل زمان است، زیرا این مهارت در برگیرنده بسیاری از مهارت های دیگری است که همه در جهت رشد فردی ما و رسیدن به موفقیت نیاز است.

بخشی از موارد اهمیت مدیریت زمان عبارت‌اند از:

•  منجر به بهره‌وری و کارایی بیشتر می شود.
•  وجهۀ حرفه‌ای بهتری به شما می دهد.
•  استرس کمتری را به شما تحمیل می کند.
•  باعث افزایش موقعیت‌ها برای پیشرفت می شود.
•  برار است با استفاده بیشتر از فرصت ها.
•  منجر به ایجاد احساس رضایتمندی فردی می شود.
• باعث کسب تعداد نتایج موفق بیش از قبل می گردد.
•  باعث تقویت اعتماد به نفس می شود.
• موقعیت‌های بهتر برای دستیابی به اهداف مهم زندگی و اهداف شغلی را فراهم می آورد.
• ناتوانی در مدیریت مؤثر زمان می‌تواند عواقب نامطلوبی داشته باشد : (عدم مدیریت زمان).
• عدم تکمیل کار قبل از موعد از نتایج عدم مدیریت زمان است.
• یکی دیگر از نتایج عدم مدیریت زمان جریان کاری کم‌ بازده است.
• اتلاف زیاد وقت را به همراه دارد.
• کیفیت کاری را پایین می آورد.
• وجهۀ حرفه‌ای ضعیف و رکود شغلی از نتایج عدم مدیریت زمان است.
• سطح استرس بالاتر در پی عدم مدیریت زمان رخ می دهد.
• نارضایتی فردی را به دنبال دارد.
• احساس اعتماد به نفس پایین تر نیز از نتایج عدم مدیریت زمان است.

مدیریت-زمان-می‌تواند-حس-ارزشمند-بودن-و-عزت-نفس-ما-را-افزایش-دهد

چرا دچار کمبود زمان می شویم؟

دلایلی زیادی وجود دارد از جمله اینکه:

• نداشتن انگیزه
• ضعف در نه گفتن
• اشتباه در اولویت بندی
• تنبلی و اهمال کاری
• تمرکز همزمان روی چند کار
• کمال گرایی یا کامل گرایی
• استراحت نداشتن بین کارها
• نداشتن فهرست روزانه
• ورزش نکردن
• رویاهای بزرگ و غیر واقعی
• ضعف در مهارت تصمیم گیری
• ضعف در تفویض اختیار
• ضعف در مهارت حل مسئله و مشکل

این 13 تا از مواردی است که یا در آنها ضعف داریم یا خوب نمی‌توانیم انجامشان دهیم که همه ی این ها مانند یک دومینو در رشد فردی ما تاثیرگذار هستند.

رشد فردی که باعث موفقیت ما در بسیاری از موارد می‌شود. اگر علاقمند هستید که تغییری را در زندگی خود به وجود بیاورید، توصیه می‌کنم مقاله رشد فردی را بخوانید. 

به عنوان مثال: زمانی که شما ضعف در نه گفتن داشته باشید، نه تنها وقت شما تلف خواهد شد بلکه باعث افزایش خجولی و کم شدن اعتماد به نفس و همچنین عزت نفستان خواهد شد.

نداشتن این 13 مورد دلیل بر نداشتن مدیریت بر روی زمان است و توجه و کسب آنها نیز به خودی خود تکنیکی برای افزایش  این مهارت در وجود شما هستند.

زیرا مهارت کنترل کردن زمان یک مهارت عام و کلی است که در برگیرنده چندین مهارت و تکنیک است. یعنی همه مسائل رشد فردی، طوری مرتبط با بهبود این مهارت در وجود خود است.

بعضی-از-عادات-ما-باعث-هدر-رفتن-زمان-و-احساس-به-مدیریت-زمان-می شود

راههای مدیریت زمان

تا به حال برایتان اتفاق افتاده که در مدت زمان خیلی کوتاه، کلی کار برای انجام دادن داشته باشی؟ کلی کار نیمه‌ تمام باقی‌مانده، چگونه شما به کارهای کوچک دیگر رسیدگی می‌کنید؟ تمام این‌ها ثابت می‌کند شما با مدیریت کردن زمان مشکل دارید! این نوشته شما را با روش‌های ساده‌ کنترل کردن زمان آشنا می‌کند.

البته در مقاله تکنیک‌های مدیریت زمان خیلی مفصل‌تر و کامل‌تر به این مسئله پرداخته‌ایم. امیدوارم که آن را مطالعه کنید و به راهکارهایی که می‌خواهید برسید.

1. مرتب باشید

نیم ساعت اول هر روزتان را به برنامه ریزی رویتان اختصاص بدهید. ببینید می‌خواهید چه کار کنید و یک لیست از آن‌ها تهیه کنید. می‌توانید به این شکل در نظر بگیرید که چه کارهایی حتماً باید انجام شود و چه کسانی را باید ملاقات کنید.

به چیزهایی که در لیست می‌نویسد مسئول پذیر باشید. برای فکرکردن، صحبت کردن و کارهایی با اولویت بالا زمان مشخص تعیین کنید. برنامه‌ریزی کنید که چه موقع شروع و چه موقع کارها تمام کنید و طبق برنامه پیش بروید. برای یکجا نگه‌داشتن این برنامه‌ها از یک ابزار کمکی هم استفاده کنید.

بهترین زمان واسه کارهای طاقت‌فرسا زمانی هست که بیش‌ترین انرژی را دارید. از ابزارهای ثبت زمان استفاده کنید تا ببینید برای انجام یک کار خاص چقدر زمان صرف می‌کنید. با این روش شما هم می‌توانید زمان‌هایی که کارایی بالایی دارید را پیدا کنید.

فقط مطمئن شوید مدت زمانی که صرف یک کار می‌کنید ارزشش را دارد. همین‌طور خیلی خوب می‌شود که در زمان‌هایی که منتظر یک نفر دیگر هستید تا کارش را تمام کند، کارهای کوچک دیگر را انجام بدهید.

وقتی-در-برنامه-ریزی-خود-شکست-می‌خورید-در-واقع-خود-را-برای-شکست-آماده-می‌کنید

2. دسته‌بندی کنید

کارها را به شکلی دسته‌بندی کنید که مهم‌ترین‌ آن‌ها در ابتدا باشند. اگر خود را درگیر چیزهای کوچک بکنید به‌دلیل محدودیت زمان، خواهید دید که کارهای اصلی مانده است. اگر برنامه خود را با این چیزهای کوچک پر کنید، ناگهان می‌بینید که دیگر جایی برای کارهای استراتژیک مهم ندارید.

سخت‌ترین-کارها-را-پیش-از-هر-کاری-انجام-دهید

3. قانون 20-80 را دنبال کنید

یک توصیۀ دیگر در رابطه با مدیریت زمان این است که از قانون 20-80 یا همان قاعدۀ پَرِتو استفاده کنید. این قانون می‌ گوید که 80% نتایج از 20% تلاش‌ها حاصل می‌ شود. در فروش بدین معناست که 80% از فروش‌ها شامل 20% از مشتریان می‌ شود. ترفند آن چیست؟

کافیست 20 درصد از تلاش‌ها که 80 درصد نتایج را تولید می‌ کنند، شناسایی نمایید و مقیاس‌بندی کنید. این کار را می‌ توانید با بررسی و آنالیز دقیق انجام دهید. اهداف مهم خود را شناسایی کنید و بر روی انجام آن‌ها تمرکز کنید تا یک مدیریت زمان بهینه داشته باشید.

رعایت قانون 2080 یکی از مهم‌ترین راه های پیدا کردن اولویت ها در مدیریت زمان است

4. هرشب کارهای روز بعد را لیست کنید

هر شب قبل از اینکه به تختخواب بروید، لیستی برای روز بعد ایجاد کنید. فهرست کارهای فردای خود را قبل از خواب بنویسید تا راحت تر بخوابید. بعد از تهیه این لیست به اهداف خود بنگرید و ببینید که چگونه می‌توانید به آن‌ها نزدیک‌تر شوید. یک شبه درست نمی‌ شود، اما این لیست به شما کمک می‌ کند که اهداف خود را برای روز بعد مشخص کنید. دستیابی به اهداف روزانه ساده‌ تر است و به ما کمک می‌ کند به سمت اهداف بلند‌مدت حرکت کنیم. اما لازم است کارهایی که باید انجام دهیم را لیست کنیم.

تهیه-لیست-کارها-از-شب-گذشته-مهارت-مدیریت-زمان-را-در-شما-افزایش-می‌دهد

6. در مسیر درست باقی بمانید

یکی از کارهایی که در زندگی بسیار مهم و حیاتی است، این است که این سؤال را از خود بپرسید: «بهترین استفاده‌ای که از زمان خود می‌توانم بکنم کدام است؟» و بعد از پیدا کردن جواب به کاری که در متن زیر از شما خواسته شده است عمل کنید.

توانایی شما در تفکیک کردن این کارها و طبقه‌بندی درست آنها می‌تواند بهره‌وری شما را به مقدار زیاد افزایش دهد که در ادامه یکی از بهترین راه های تفکیک کردن کارها را برایتان توضیح داده ایم.

مدیریت زمان – راههای مدیریت زمان

ماتریس آیزنهاور

جناب آقای آیزنهاور یکی از افرادی بوده است که در زمینه کنترل کردن زمان فعالیت‌های گسترده‌ای را انجام داده که حاصل آن شد تقسیم بندی کارها به چهار دسته‌ای که در ادامه آن‌ها را خواهید دید. این کارها را در زندگی خود به خوبی تفکیک کنید تا به راحتی بتوانید کارهای خودتان را مدیریت کنید.

اما مراقب باشید که در مسیر دچار اشتباه در کنترل زمان نشوید. به دلیل این که فقط سریع انجام دادن کارها به منظور کنترل کردن زمان نیست. به همین دلیل، مقاله‌ای را به نام اشتباهات مدیریت زمان را برای شما نوشته‌ایم که به شما خواهد گفت که چگونه دچار اشتباه در کنترل کردن زمان خود نشوید.

۱: مهم و اضطراری

کار مهم آن کاری است که برای کار و حرفه‌تان پیامدهای بلندمدت دارد. یک کار اضطراری کاری است که نمی‌توانید انجام دادن آن را به تعویق بیاندازید. کاری که مهم و اضطراری است کاری است که بلافاصله باید انجام شود. این دسته از کارها، همان کارهایی است که ما آن‌ها را فوری فوتی یا اورژانسی می‌نامیم.

 مثلاً خدایی نکرده اگر یکی از بستگان نزدیک شما با خودرویی تصادف کند، لازم است که خودتان را در سریع‌ترین حالت ممکن به بیمارستان برسانید تا جویای حال او باشید. به این مربع «ماتریس آیزنهاور» می‌گویند.

۲: مهم اما غیراضطراری

کارهایی که مهم هستند اما اضطراری نیستند. انجام دادن این کارها را می‌توان به موقعی دیگر موکول کرد. یا دست‌کم انجام دادن آن‌ها را برای مدتی کوتاه به بعد موکول نمود.

کارهای مختلفی در زندگی وجود دارند که در این مربع قرار می‌گیرند. خواندن کتاب‌های مهم در زمینه شغلی، گرفتن واحدهای درسی بیشتر، بهتر کردن مهارت‌ها و توانمندی‌ها، همگی برای پیشرفت‌های آتی حیاتی هستند، اما اضطراری نیستند.

از این رو افراد معمولاً در انجام دادن آنها دریغ می‌کنند. متأسفانه بسیاری از کسانی که در کارشان موفق نمی‌شوند افرادی هستند که در بهتر کردن مهارت‌ها و قابلیت‌هایشان به قدری تعلل کرده‌اند که دیگران از آنها جلوتر زده‌اند.

رمز-موفقیت-افراد-بزرگ،-در-اولویت-قرار-دادن-کارهای-مهم-و-غیر-فوری-است

۳: اضطراری اما نه مهم

اشخاص گمان می‌کنند از آن جهت که طی روز با این مسائل روبرو هستند باید جوابی برای آن‌ها پیدا کنند و حال آن که این‌ها آن اهمیت لازم را ندارند. بسیاری از اشخاص حدود نیمی از فرصت‌های خود را صرف کارهایی می‌کنند که اضطراری هستند اما مهم نیستند.

این عده در عمل هیچ کمکی به روند کار نمی‌کنند. صحبت با همکاران از جمله مواردی است که می‌توان به آن اشاره کرد.

۴: نه اضطراری و نه مهم

انجام دادن این قبیل کارها تلف کردن وقت است. این کارها برای شخص و برای سازمانی که آنها در آن کار می‌کنند ارزشی برابر صفر دارند. خواندن صفحات ورزشی روزنامه‌ها و اتومبیلرانی در خیابان‌ها از جمله مواردی هستند که می‌توان به آنها اشاره کرد.

این کارها تلف کردن کامل وقت هستند و کمکی به زندگی شما نمی‌کنند. عادات کاری خوب ایجاد کنید. اگر کاری را به تکرار انجام دهید، به آن کار عادت می‌کنید. و عادت وقتی شکل گرفت شکستن آن دشوار است.

برای اینکه درباره ماتریس آیزنهاور بیشتر بدانید، پیشنهاد می‌کنم حتماً نگاهی به کلیپ آموزشی رمز موفقیت مدیران و رهبران دنیا هم بیندازید.

مدیریت زمان و ماتریس آیزنهاور

کتاب مدیریت زمان

مگر می‌شود حرفی از این مهارت گفته شود اما اسمی از کتاب “مدیریت زمان” آقای برایان تریسی برده نشود؟

یکی از کتاب‌های مطرح در این زمینه کتاب آقای بریان تریسی است که توسط انجمن مدیریت آمریکا منتشر شده است.

در کنار این کتاب ،کتاب دیگری هم در این حوزه توسط دیوید آلن منتشر شده است.

او در این کتاب سعی دارد نظم شخصی را مهارتی بزرگتر معرفی کند که کنترل کردن زمان در دل آن قرار دارد و بخشی از نظم شخصی است.

نیل فیوره نیز کتابی دارد به نام The now habit که در نگاه اول این کتاب را در طبقه کتاب های بازاری طبقه بندی می‌کنند و فکر می‌کنید که ارتباطی با موضوع ما ندارد. اما فیوره تنبلی و اهمال کاری را چالش اصلی در کنترل کردن زمان مطرح کرده است.

در میان کتاب هایی که بیشتر در حوزه مهارت های این مهارت و کسب و کار مطرح هستند یکی از بهترین کتاب ها،کتاب لورا استیک است که  آن را leave the office earlier نامیده است.

او در این کتاب علاوه بر بیان تکنیک های مدیریت کردن زمان به نکته خیلی جالبی هم اشاره کرده است که بد نیست همه ی ما آن را بدانیم:

بسیاری از مدیران فکر میکنند زود به محل کار آمدن و دیر رفتن یک مزیت است و به آن فخر هم میفروشند. ممکن است بسیاری از کارمندان نیز اینگونه فکر کنند. اما در صورتی که لورا می‌گوید مقدار زمانی که در دفتر کار سپری می‌کنید مهم نیست!

یعنی ممکن است که زمان زیادی را در محیط کار باشید ولی خروجی مناسب نداشته باشید.

امیدوارم اطلاعات این مقاله برای شما مورد توجه قرار گرفته باشد، همانطور که دانستید، این مهارت یکی از کارهای دسته اولی است که اکثر افراد موفق آن را در زندگی خود انجام می‌دهند.